Първите SAF-T файлове през 2026 г.: чести проблеми

Първият етап на SAF-T започна на 1 януари 2026 г. за най-големите фирми в България. Това са предприятия с големи финансови екипи, утвърдени ERP системи и външни консултанти, и въпреки това първите подавания рядко минаха гладко.

За фирмите, които започват през 2027, 2028 г. или по-късно, първите месеци на първия етап са полезен предварителен преглед. Проблемите по-долу се появяват отново и отново, когато фирмите подготвят и подават първите си SAF-T файлове.

1. Файлът не преминава валидацията

НАП проверява всеки файл спрямо своята XML схема. Типични причини за отхвърляне:

• Липсващи задължителни полета, например идентификатори на клиенти и доставчици.
• Грешни формати: дати, суми, кодове на държави или валути, които не отговарят на схемата.
• Остаряла версия на схемата, защото софтуерът е настроен преди НАП да публикува актуализация.

Това са технически проблеми, но всяко отхвърляне струва време близо до срока.

2. Съпоставяне на сметките, което е „почти готово“

Съпоставянето на сметкоплана със структурата на SAF-T често се смята за еднократна задача. На практика през годината се откриват нови сметки и всяка несъпоставена сметка води до грешки или попада на грешно място във файла. Съпоставянето има нужда от отговорник и месечна проверка.

3. Основните данни са подредени твърде късно

Клиенти без ДДС номера, дублирани доставчици и разнородни данни за стоки лесно се пренебрегват в ежедневното счетоводство. В SAF-T файла стават видими за НАП. Фирмите, които подредиха основните си данни преди първия файл, имаха много по-малко проблеми от тези, които се опитваха да ги оправят месец по месец.

4. ERP системи на групи без българска локализация

Българските дъщерни дружества на международни групи често зависят от централен ИТ екип в чужбина. Където никой не е планирал българския SAF-T експорт навреме, местните финансови екипи прекараха първите месеци в изготвяне на файлове с временни решения.

5. Никой не отговаряше за файла

Най-честата първопричина е организационна. Финансите приемаха, че ИТ ще генерира файла, ИТ приемаше, че ще го направи доставчикът на софтуера, а доставчикът, че финансите ще го проверят. Ясната отговорност, с един човек за всеки месечен файл, решава повече проблеми от всеки инструмент.

6. SAF-T и декларацията по ЗДДС не съвпадаха

Тъй като декларацията се подава до 14-о число, а SAF-T до края на месеца, корекциите между двете дати се отразяваха в единия отчет, но не и в другия. Едно общо месечно приключване за двата отчета избягва това.

Какво могат да направят различно следващите етапи

• Започнете с тестов експорт месеци преди първия срок.
• Първо подредете основните данни и съпоставянето на сметките.
• Договорете кой отговаря за файла, кой го проверява и кой го подава.
• Използвайте гратисния период, за да поправите проблемите, а не за да отложите работата.

Как можем да помогнем

Правим проверки на готовността, тестваме файловете спрямо правилата на НАП и проверяваме всеки месечен файл преди подаването му. Проверете кога SAF-T се отнася за вас